Regulasi dan Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa

Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa

Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah sebagai mana diatur dalam Peraturan Presiden RI Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Peraturan ini menjadi dasar hukum (yang mencabut semua peraturan sebelumnya) bagi para pihak dalam pengadaan Barang/Jasa untuk melaksanakan proses pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah.

Mekanisme Prosedur yang Berlaku

Secara umum, pengadaan dimulai dari perencanaan, persiapan pengadaan, melakukan pengadaan (melalui swakelola atau pemilihan penyedia), pelaksanaan kontrak dan serah terima barang/jasa. Aktifitas-aktifitas yang termasuk dalam proses diatas, diantaranya identifikasi kebutuhan, melakukan analisa pasar, melakukan kualifikasi terhadap penyedia, melakukan tender, mengevaluasi penyedia, menetapkan pemenang, melaksanakan kontrak dan melakukan serah terima.

Cara Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Cara Pengadaan barang/jasa pada PBJP secara garis besar dibagi menjadi dua kelompok yaitu melalui swakelola dan melalui pemilihan penyedia.

Swakelola Pengadaan Barang/Jasa

melalui swakelola adalah cara memperoleh barang/jasa yang dikerjakan sendiri oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah lain, organisasi kemasyarakatan atau kelompok masyarakat.

Pemilihan Penyedia

Pengadaan Barang/Jasa melalui penyedia adalah cara memperoleh barang/jasa yang disediakan oleh Pelaku Usaha. Dalam hal ini K/L/PD memilih penyedia untuk mendapatkan barang/jasa yang diinginkan.

Project Cost Management

Project Cost Management atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

Terdapat 4 proses dari Project Cost Management, yaitu :

1. Plan Cost Management

Merupakan proses untuk menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi perencanaan,    pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian biaya proyek.

Manfaat utama dari proses ini adalah untuk membuat adanya penjagaan/pemantawan dan pengarahan tentang bagaimana biaya proyek akan dikelola sepanjang proyek dilaksanakan.

2. Estimate Cost

Merupakan suatu perkiraan pengembangan sumber daya moneter yang diperlukan untuk melengkapi kegiatan proyek. Keakuratan perkiraan proyek akan meningkat selama proyek berlangsung melalui siklus hidup proyek.

Tujuan utama dari cost budgeting adalah untuk menghasilkan suatu cost baseline untuk memastikan performa proyek dan kebutuhan proyek.

3. Determinate Budget

Merupakan proses menggabungkan estimasi biaya kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk menetapkan cost baseline.

Anggaran tersebut akan memberikan gambaran umum mengenai biaya secara periodik maupun biaya total proyek. Perkiraan biaya menentukan biaya setiap aktivitas kerja.

4. Control Cost

Merupakan suatu Proses pengendalian biaya termasuk dalam monitoring kinerja pembiayaan, meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi, memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula.

Project Communiacation Management

Project Communication Management termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan. Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim dan menerima komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan di mana mereka terlibat sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat mempengaruhi proyek secara keseluruhan.

Project Communication Management memiliki 3 bagian utama yaitu:

1. Plan Communication Management

Plan Communication Management merupakan proses pengembangan pendekatan yang tepat dan rencana proyek komunikasi berdasrakan kebutuhan informasi dan persyaratan stakeholder, dan aset organisasi yang tersedia. Manfaat utama dari proses ini adalah mengidentifikasi dan mendokumentasikan pendekatan untuk berkomunikasi dengan efektif dan efisien dengan stakeholders.

2. Manage Communication

Manage communication adalah proses untuk membuat, mengumpulkan, mendistribusi, menyimpan, mengembalikan, dan penempatan dari informasi proyek berdasrakan communication management plan. Fungsi utama dari proses ini adalah dapat melakukan efisiensi dan efiktivitas dalam berkomunikasi antara proyek stakeholders.

3. Control Communication

Control communication adalah proses monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek terpenuhi.

Project Risk Management

Project risk management adalah proses mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi setiap risiko yang muncul selama siklus hidup proyek untuk membantu proyek tetap pada jalurnya dan memenuhi tujuannya. Manajemen risiko tidak hanya reaktif; itu harus menjadi bagian dari proses perencanaan untuk mengetahui risiko yang mungkin terjadi dalam proyek dan bagaimana mengendalikan risiko itu jika itu benar-benar terjadi.

Risiko adalah segala sesuatu yang berpotensi memengaruhi linimasa, kinerja, atau anggaran proyek. Risiko adalah potensi, dan dalam konteks manajemen proyek, jika menjadi kenyataan, mereka kemudian diklasifikasikan sebagai "masalah" yang harus ditangani. Jadi, manajemen risiko adalah proses mengidentifikasi, mengkategorikan, memprioritaskan, dan merencanakan risiko sebelum menjadi masalah.

Manajemen risiko dapat berarti hal yang berbeda pada berbagai jenis proyek. Pada proyek skala besar, strategi manajemen risiko mungkin mencakup perencanaan terperinci yang ekstensif untuk setiap risiko guna memastikan strategi mitigasi tersedia jika masalah muncul. Untuk proyek yang lebih kecil, manajemen risiko mungkin berarti daftar prioritas risiko tinggi, sedang, dan rendah yang sederhana dan diprioritaskan.

Untuk mulai mengelola risiko, penting untuk memulai dengan definisi yang jelas dan tepat tentang tugas yang diberikan proyek. Dengan kata lain, tulislah piagam proyek yang sangat rinci, dengan visi, tujuan, cakupan, dan hasil proyek. Dengan cara ini risiko dapat diidentifikasi pada setiap tahap proyek. Kemudian ingin melibatkan tim lebih awal dalam mengidentifikasi setiap dan semua risiko.

Dengan setiap risiko yang tentukan, pasti ingin mencatatnya di suatu tempat-menggunakan template pelacakan risiko membantu memprioritaskan tingkat risiko. Kemudian, buat rencana manajemen risiko untuk menangkap dampak negatif dan positif dari proyek dan tindakan apa yang akan diambil untuk menghadapinya. Ini akan ingin mengatur pertemuan rutin untuk memantau risiko saat proyek sedang berlangsung. Transparansi sangat penting.

Manajemen risiko memiliki 6 proses yang dapat digunakan sebagai keuntungan yaitu:

-    Identifikasi Risiko

-    Analisis Risikonya

-    Prioritaskan Risiko

-    Tetapkan Pemliki untuk Risiko

-    Menanggapi Risiko

-    Pantau Risikonya